Klarsprog: begynd med det læseren skal gøre

En tekst bliver lettere at bruge, når dens vigtigste opgave står tidligt. Begynd med læserens næste skridt.

Find handlingen før formuleringen

Spørg, hvad læseren skal kunne gøre efter teksten. Svare, møde op, vælge noget eller blot forstå en ændring? Hvis du ikke kan beskrive opgaven enkelt, er det værd at afklare den, før du redigerer sætningerne.

Flyt det vigtigste frem. En lang forklaring af baggrunden kan være relevant, men den må ikke skjule den besked, som læseren har brug for her og nu.

Gør ansvaret synligt

Skriv, hvem der gør hvad. Formuleringer som der foretages en vurdering kan dække over en vigtig oplysning om ansvar og tid. Hvis afsenderen kender aktøren, kan læseren ofte have glæde af at kende den også.

Brug konkrete verber og forklar nødvendige fagord, første gang de optræder. Du behøver ikke gøre alle sætninger korte. De skal være til at følge og passe til den opgave, teksten løser.

Prøv teksten på en almindelig besked

Forestil dig en besked om, at et møde bliver flyttet. Læserens første behov er sandsynligvis at kende den nye tid og stedet, ikke at få hele historien om lokaleplanlægningen. Sæt derfor ændringen først, og forklar derefter eventuelle handlinger: Skal læseren svare, vælge en ny tid eller blot møde op? Baggrunden kan komme bagefter, hvis den hjælper forståelsen. Eksemplet viser, at klarsprog ofte begynder med rækkefølge og prioritering, før det handler om at gøre sætninger kortere.

Læs derefter teksten med fokus på små oplysninger, der er nemme at springe over som afsender. Står datoen med både dag og måned? Er det tydeligt, hvilken adresse der menes? Kan læseren finde kontaktvejen, hvis tidspunktet ikke passer? Du behøver ikke gentage alle oplysninger flere steder. Saml dem der, hvor de bliver brugt. En tekst kan være kort og alligevel kræve unødigt arbejde, hvis læseren skal hente de afgørende detaljer fra flere andre beskeder.

Skær ned uden at fjerne hjælpen

Når du redigerer, kan du markere hvert afsnit med det spørgsmål, det besvarer. To afsnit med samme svar kan måske samles, mens et vigtigt spørgsmål stadig kan mangle helt. Fjern især indledninger, der kun fortæller, at afsenderen nu vil informere. Bevar derimod forklaringer, som gør læseren i stand til at handle rigtigt. Et nødvendigt forbehold eller et eksempel kan være mere værd end en elegant korthed. Den færdige tekst skal være enkel at bruge, ikke blot lille nok til at se effektiv ud.

Afprøv teksten på en virkelig læsning

Bed en person fra målgruppen læse uden din mundtlige forklaring. Spørg derefter, hvad vedkommende vil gøre, og hvor der opstod tvivl. Det viser mere end spørgsmålet om teksten virker klar.

Ret først de steder, der ændrer handlingen eller forståelsen. Kommatering og rytme er også værdifuldt, men en elegant sætning hjælper ikke, hvis læseren stadig ikke ved, hvor svaret skal sendes hen. Klarsprog er et praktisk redskab til at få en besked til at fungere.